環保報告指引

環保報告指引-管制人員適用

第2章 - 踏出第一步

 

製 作 一 份 環 保 報 告 的 方 法 很 多 。管 制 人 員 身 為 政 府 政 策 局 或 部 門 的 高 級 行 政 人 員 , 可 靈 活 選 擇 最 能 配 合 本 身 機 構 的 方 法 。 撰 寫 報 告 前 , 管 制 人 員 可 考 慮 以 下 一 些 基 本 因 素 :

1. 制定報告目的

有 明 確 界 定 的 目 的 , 是 撰 製 重 點 清 晰 之 優 質 環 保 報 告 的 主 要 關 鍵 。 以 下 是 一 些 摘 錄 自 優 質 環 保 報 告 但 經 適 當 修 改 後 的 好 例 子 :

  • 展 示 出 政 策 局 或 部 門 在 制 定 及 執 行 政 策 、 工 作 綱 領 和 運 作 時 , 如 何 把 環 境 因 素 加 入 考 慮 ;

  • 展 示 出 管 制 人 員 對 其 機 構 政 策 、 工 作 綱 領 與 運 作 所 引 起 之 環 境 問 題 的 醒 覺 程 度 ;

  • 說 明 如 何 管 理 及 應 付 環 境 問 題 ;

  • 闡 述 政 策 局 或 部 門 準 備 怎 樣 改 善 將 來 的 環 境 表 現 ;

  • 提 高 內 部 員 工 的 醒 覺 , 以 及 培 養 有 責 任 愛 護 環 境 的 意 識 ;

  • 建 立 政 策 局 或 部 門 對 環 境 問 題 的 立 場 或 聲 譽 ; 及

  • 就 局 或 部 門 的 環 境 表 現 提 交 有 文 件 記 錄 的 證 據 。

2. 委派專人負責

管 制 人 員 需 委 派 專 人 , 負 責 統 籌 收 集 與 編 篡 資 料 及 數 據 , 用 以 撰 製 報 告 。 視 乎 局 或 部 門 的 大 小 與 複 雜 性 , 這 專 人 亦 可 能 需 要 內 部 各 部 門 主 要 員 工 在 資 料 提 供 上 的 協 助 。

3. 界定目標讀者及他們的需求和期望

報 告 的 潛 在 讀 者 很 多 , 例 如 :

 

  • 特 區 行 政 長 官 、 政 務 司 司 長 、 財 政 司 司 長 ;

  • 部 門 所 屬 政 策 局 的 局 長 ;

  • 公 眾 人 士 ;

  • 其 他 政 策 局 及 部 門 ;

  • 海 外 政 府 機 構 ;

  • 諮 詢 委 員 會 及 委 員 會 ;

  • 環 境 諮 詢 委 員 會 委 員 ;

  • 立 法 會 議 員 ;

  • 屬 下 員 工 ;

  • 受 資 助 機 構 ;

  • 供 應 商 、 承 包 商 及 顧 問 ;

  • 公 營 機 構 ;

  • 輿 論 界 , 包 括 印 刷 及 電 子 媒 介 、 學 者 及 環 保 團 體 ; 及

  • 與 你 工 作 有 關 連 的 私 人 公 司 及 機 構 。

界 定 了 目 標 讀 者 後 , 管 制 人 員 可 以 顧 及 讀 者 的 期 望 , 制 定 報 告 的 內 容 , 甚 至 環 境 目 標 及 指 標 。 管 制 人 員 可 透 過 任 何 正 式 及 非 正 式 渠 道 來 汲 取 他 們 的 意 見 。

4. 制定報告的模式

管 制 人 員 可 選 擇 以 下 其 中 一 種 公 佈 報 告 的 模 式 :

  • 年 報 內 的 一 章 或 一 節 ; 或

  • 獨 立 的 環 保 報 告 。

公 佈 報 告 時 , 除 刊 印 硬 本 外 , 亦 可 善 用 多 媒 體 技 術 如 網 址 等 。

 

5. 制定報告風格

環 保 報 告 的 風 格 , 很 大 程 度 上 取 決 於 誰 是 主 要 目 標 讀 者 。 公 眾 人 士 較 喜 愛 新 聞 風 格 , 而 專 業 式 報 告 則 較 適 合 對 課 題 有 認 識 的 讀 者 。 一 般 而 言 , 報 告 應 :

  • 簡 要 、 有 事 實 根 據 而 有 主 題 及 焦 點 ;

  • 讀 者 容 易 明 白 ; 及

  • 文 字 、 插 圖 及 數 據 圖 表 的 分 配 , 要 取 得 合 理 平 衡 。

6. 制定公佈時間

管 制 人 員 每 年 的 環 保 報 告 , 應 於 來 年 內 公 佈 。 如 管 制 人 員 有 意 以 年 報 內 的 一 章 或 一 節 形 式 公 佈 環 保 報 告 , 則 報 告 的 製 作 時 間 必 須 和 年 報 配 合 。

有 些 政 策 局 局 長 屬 意 局 內 各 部 門 同 時 公 佈 環 保 報 告 , 從 公 關 角 度 來 看 , 這 實 在 是 明 智 之 舉 。

 

返回頁首上一頁目 錄下一頁