主要內容

編製優良環保工作報告的十大要訣

根據機構的營運性質和範疇，以及與機構相關的環境問題，為報告制定一個恰當的綱領，以迎合編製工作上的種種需要。這個綱領可採取「目錄」形式，以引導你按步就班地編製報告。綱領必須依從 環境運輸及工務局通告備忘錄第1/2007號 (只提供英文版) 及 環保署《環保報告指引 - 管制人員適用》所指定的內容。接著，你可根據已訂立的綱領來搜集資料和草擬報告，並可制定環境數據和資料搜集的方法，以便每年年終可有條不紊地編匯所需資料，順利展開製作環保工作報告的過程。

報告每個環節均須銜接，透過邏輯結構引領讀者閱讀報告，確保報告內容前後呼應。按照常理，一份內容連貫銜接的報告最少應涵蓋以下內容：1) 提供適當的背景資料，介紹機構的職責、工作 、營運、事務及環境管理架構； 2) 聲明機構的環境方針，詳述機構如何在第1點所述的背景下，承諾促進相關環境工作範疇的表現；3) 報告關於每項政策承諾的事項，以及詳述在報告年度及/或之前年度為改進環境工作表現以實現每項政策承諾所採取的措施/行動計劃；4) 說明上述措施/行動計劃的成果及所達到的表現水平；5) 列述環境工作表現評估結果，清楚顯示是否達到既定目標及指標；6) 說明將採取的跟進行動和未來的目標與指標，明確表示日後會持續推行改善環境表現的行動計劃；及7) 列述高級管理層為機構擬定的未來環保工作重點和處理環境事務的優先次序。

每年的環保報告應提供連貫性的資料，好讓讀者比較機構在不同年度的表現水平和改進計劃的成效。如過往的報告曾訂下目標與指標，本年度的報告必須報導機構為實現這些目標與指標所採取的行動計劃，以及具體說明各項計劃的表現水平。舉例說，假如所屬機構曾在以往的報告承諾會再為兩成員工提供環境培訓課程，下一份報告便應匯報機構如何提供培訓和培訓的成果(例如出席率、員工增進知識、能力及/或改變行為習慣後環境表現提升的情況等)。如下一份報告會在網站登載，切勿以新的報告取代上年的報告。網站應登載連續數年的報告，方便讀者作比較。

環保經理/主任是推行環境管理措施/行動計劃、制定環境目標與指標及/或推行環境管理系統(如已設立者)的專責人員，他們所推行各項措施/行動計劃的表現可作為報告的主要內容，因此環保經理/主任是你的重要諮詢渠道，他們提供的寶貴資料對蒐集數據和撰寫報告兩個程序均有極大的幫助。

融合環境管理及環保報告，是取得最佳成效與效率的雙贏策略安排。環境管理一般包括應用「策劃 - 執行 - 審核 - 改進」的概念， 分5個管理階段持續尋求改進，當中包括制定方針、規劃、實施、審查及糾正行動和管理層檢討(詳見環保署的環境管理網站 http://www.epd.gov.hk/epd/tc_chi/how_help/tools_ems/overview.html)。製作環保報告是極佳的策略性配套安排，可輔助管理層檢討環保方針，亦可文載整個「策劃 - 執行 - 審核 - 改進循環程序和規劃中的持續改善計劃，還可鼓勵公眾回饋意見。因此，環保工作報告可說是一份「活生生的文件」，既是「進度報告」，也是「工作文件」、「藍圖」和「徵集回饋意見的渠道」，在多方面促進機構改進環境表現。由此可見，環保工作報告的功能不僅僅是發放環境資料，這份每年發表的官方文件也可作為環境管理程序的正式支援文件，有助推動機構整體的環境管理。

例子包括能源/燃料/水費單據、物料採購單、廢物處置收據(運載記錄)、污水附加費收據、機構培訓活動及緊急演習記錄、設備/車輛校正及維修記錄、供應商及承辦商工作表現資料、管理層檢 討會議記錄、投訴記錄等。

並非所有環境表現水平也可具體量算，此時或應考慮估計，以此作為初步評估的依據。估計表現水平時，必須考慮具代表性及非具代表性情況、直接及間接影響、內部及外來因素，以說明/反映 估算項目用量/廢氣量/排污量/污染物排放量的實際模式。因此，你必須合理地假設和考慮高峰期、季節性變化、工作天、非工作天、非辦公時間工作、法規改變等因素，從而作出合理而準確的估算。舉例說，估計廢水排放量時 ，可估計每名員工每日在衛生設施產生的廢水，然後考慮週六及假期用量減少的因素，據此算出平均值。

你可參考其他機構的報告，借鏡他們製作報告的方式和手法，這對提高報告質素有極大的幫助。目前互聯網上有許多這類報告可供查閱，例如你可登入環保署網站連結至《本港及海外的環保工作報告》(http://www.epd.gov.hk/epd/tc_chi/how_help/tools_epr/collect.html)、個別報告機構的網站、《Global Reporting Initiative》網站 (http://www.globalreporting.org) 或 Sustainability Report.com - Sustainability Reports 門戶網站 (http://www.enviroreporting.com)，查閱網上報告或下載報告的pdf版本。

環保工作報告應根據一套既定的公認最佳守則來評核其質素，你可獨立評核一份報告，亦可以根據上述標準同時評核多年的報告。這套準則稱為評核標準，環保署的評核標準工具 -《環保工作報告評核標準》備有一套實用的準則。此外，你可委託獨立第三者核實環保工作報告，確保報告內容真實可信。這個程序不但能有系統地核實報告的內容和數據，確保報告機構的聲譽，亦可建議報告日後可作改善之處。各部門/政策局可利用 AA1000 Assurance Standard 來規劃、監察和評估核實程序，確保核實程序可信、有系統而且完善。

例如《Global Reporting Initiative》 (電郵：info@globalreporting.org)與 Corporate Environmental Reporting Mailinglist (電郵：vandermolen-eis-feedback-429@lb.bcentral.com)的《Sustainability News Services Update》。你亦可登入英國特許公認會計師公會網站 http://www.accaglobal.com/en/technical-activities.html，免費查閱網上通訊有關可持續發展報告的最新進展和資料。