主要內容

第三章

建立及執行環境管理體系

III. 建立及執行環境管理體系

隨著初步環境管理體系計劃的完成，環境管理體系工作小組的下一個工作就是利用基線評估中所取得的資料及找出需要改進的「差距」來建立你的環境管理體系，而基本要求就是建立一套切合貴公司需要的環境管理體系文件。

本支援套件內的ISO14001環境管理體系文件範本是按照(ISO14001:2004)標準，並由圖4所展示的四層次文件結構成建立而成：

圖4.                        四個層次的環境管理體系文件結構

四個層次的環境管理體系文件結構是國際常用的方法，並與ISO 9001 品質管理體系一脈相承執行方法相通的。另外，由國際認可的組織包括Institute of Environmental Management and Assessment (IEMA)及International Register of Certificated Auditors (IRCA) 所提供發放的環境管理體系培訓教材，亦採用此四層次的環境管理體系文件結構。

本手冊的表4附有ISO 14001環境管理體系文件範本的覽表，並列明文件以供參考。 

根據本手冊所提供的指引完成建立環境管理體系文件後，公司將需要執行體系內的程序和保存記錄，以證明公司已符合環境管理體系的要求。本章說明成功推行和監測環境管理體系其有效性的步驟及重點。附錄三是環境管理體系審核的清單，方便讓您監測環境管理體系推行的狀況。

表 4.                ISO 14001環境管理體系範本的文件清單

1. 環境方針

(ISO 14001:2004  4.2環境方針)

下載 (範本 - CP-01環境方針)                      下載 (實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

ISO 14001首項要求是由最高管理層訂立一套環境方針(CP-01)，並於管理委員會中查證。

環境方針(CP-01):

• 是最高管理層對環境承諾的聲明； • 提供環境管理體系的基礎和統一方向； • 訂立及評審環境目標及指標的框架； • 應讓員工瞭解及與對外溝通，尤其所有為其組織或代表其組織工作的人員； • 應由最高管理層簽署及制定生效日期。

醒目提示： 環境方針應考慮與公司的產品、服務、活動及對環境的影響 環境方針應包括承諾持續改進、防治污染及遵守與其環境因素有關的適用法律法規和其他要求的承諾 簡單及容易理解 若適用，可與品質/ 安全方針綜合 如適用，可考慮包括下列事項： ✔ 可持續發展及/或產品生命週期 ✔ 在設計階段中採取環保措施及程序 ✔ 減少污染、廢物及資源的使用 ✔ 承諾回收、循環再造及再用 ✔ 與其他組織分享環保的經驗 ✔ 鼓勵供應商 / 承辦商執行環保措施

 - 與相關文件提供相互參照。

環境管理體系手冊應回應ISO14001的每項元素，並解釋公司怎樣符合這些元素。常見的做法是將ISO 14001條文加以釋義，更重要的是能準確地描述公司的特點及說明環境管理體系怎樣運行。若公司已實行安全或品質管理體系，可以考慮綜合兩者於環境管理體系手冊內。

以下列明環境管理體系手冊的內容，並為如何透過修改ISO 14001環境管理體系文件範本建立貴公司的環境管理體系手冊提供指引。環境管理體系的詳細內容，會於此使用手冊其後的章節按ISO 14001標準條文多加描述。

0.0

術語與定義

醒目提示：

	可根據公司之背景及文化而作出修改。
	舉例來說，ISO14001環境管理體系文件範本內並沒有列明環境指引(EI)的定義，但公司可按照日常的工作制定工作指引給予員工來控制其重要的環境因素。

1.0

一般

1.1 公司簡介

醒目提示：

	此部份可加插公司資料
	例如：如果你選擇包括品質或安全管理體系

1.2 本手冊的用途

1.3 環境管理體系的範圍

2.0

方針

3.0

組織

4.0

環境管理體系的要求

附錄A

醒目提示：

按照公司的文件編號系統修改程序的參考編號。

附錄B

醒目提示：

按照公司的文件編號及名稱修改清單。

1. 環境因素的識別

(ISO 14001:2004  4.3.1環境因素)

識別及評價環境因素是建立環境管理體系的基礎步驟。這基礎能助您建立一個能控制及減少因業務活動、服務及產品所造成環境影響的環境管理體系。相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第4.3.1節 (EM-01)

b)      環境管理程序 ─ 環境因素的識別及重要性評價 (EP-01)

c)      環境因素登記表 (EAR-01)

此部份的環境管理體系手冊：   • 描述怎樣識別從業務活動、產品及服務中的環境因素，及評價哪些是重要環境因素。

醒目提示： 可以修改識別及評價後的環境因素的方法，但須確保其系統性及全面性。

 b) 環境管理程序 ─ 環境因素的識別 (EP-01)

下載 (範本 - EP-01 環境因素的識別及評價)      下載 (實例1, 2, 3, 4, 5,  6,  7, 8)

此環境管理程序能助您識別其環境管理體系覆蓋範圍內的活動、產品和服務中能夠控制及能夠施加影響的環境因素(EAs)，同時應考慮到已納入計劃的或新的或修改的活動、產品和服務等因素。

步驟一 : 識別環境因素 1) 參照環境管理程序 ─ 環境因素的識別及評價 (EP-01) 來界定職責，和識別環境因素及評價其重要性的方式。 2) 詳細描繪公司活動及過程 • 生產過程及工序流程 • 辦公室運作 • 樓宇設施保養

醒目提示： 常見的環境因素有: ✔ 空氣污染物 ✔ 污水排放 ✔ 固體及有害廢物 ✔ 噪音及振動 ✔ 能源損耗 ✔ 土地污染 ✔ 使用原材料及資源 (例如：水、能源等等) ✔ 本地環境問題 (例如：噪音、氣味、塵埃、交通等等) ✔ 貯存及處理有害物質 ✔ 滋擾生境 ✔ 火警

     根據以上例子，環境因素分別有：

使用紙張 能源消耗 使用化學品(碳粉盒) 其他… 影印 資源運用(紙張、能源、碳粉) 固體廢物(廢紙、包裝廢料、用過的碳粉盒) 釋放氣味 其他…

         根據以上例子，環境影響有：

使用紙張 耗損自然資源, 空氣污染 耗損自然資源, 污染土地 其他… 影印 佔用堆填區空間 (文件) 佔用堆填區空間 (文件) 佔用堆填區空間及污染土地 (用過的碳粉盒) 室內氣味 其他…

表5.                環境因素的考慮情况

步驟二 : 評價環境因素的重要性 1) 界定用以評價重要環境因素的方式。現時普遍採用的方法包括是非判斷法或環境風險評估等。 2) ISO 14001環境管理體系範本EP-01提供的是本地公司普遍採用的是非判斷法。這方法亦得到認證機構的採用。下列圖5是是非判斷法的例子。 3) 界定環境因素重要性的評價準則一般包括：法規及客戶的要求、環境影響及物料消耗。下列表6及圖5是評價環境因素的例子。 ISO 14001標準並沒有定明評價環境因素重要性方式及準則，貴公司可按需要自行決定評估方式 。

醒目提示： ISO 14001環境管理體系實例文件中也提及其他評估方式(例如：於個案三中採用了環境風險評估法) ISO 14001環境管理體系文件範本程序EP-01已解釋了所採用的評估方式。您亦能設計自己一套的評估方式 (例如：評分方法，以環境風險評估為例子 R=P x S，其中R=危險性，P=機會率，S=嚴重性)

註：1 = 是,  0 = 不是

圖5 .          識別及評價環境因素的流程

下載 (範本 - EAR-01環境因素清單)    下載 (實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

根據公司之活動、產品及服務來編製環境因素登記表，登記表上應列明環境因素的重要性及貴公司對重要環境因素的運行控制。

怎樣使用EAR-01範本？ 1) 活動 •  每張工作表都代表公司不同業務活動，包括︰辦公室、設備維修、各個生產過程、貨倉等等。 2) 欄 A : 參考編號 • 界定每項環境因素的參考編號。 •  可以用OF-01作為辦公室編號、CA-01作為使用汽車活動編號等等。 3) 欄 B : 環境因素 •  列明每項活動之環境因素 (例如使用化學品)。 4) 欄 C-I : 潛在的環境影響 •  在每項會造成環境影響的環境因素加上「x」號 (例如：空氣、水質等等)。 5) 欄J-M : 評估重要性 •  根據EP-01內的準則及評估方式，分別填上「1」或「0」以評其重要性。 6) 欄 N : 重要環境因素 •  若判定為重要的環境因素，請填上「Y」，若否，則填上「N」。 7) 欄 O : 運行控制 / 目標與指標 •  重要的環境因素需要訂立運行控制。這些可以透過是環境管理程序 / 指引(EP / EI)或訂立環境目標及指標(O&T)。   8) 已評審及批核的簽署 • 根據所界定的作用及權責(參考C1部份) 及文件控制程序 (參考C5部份)，由負責人批核簽署 (例如：最高管理者、環境管理代表(EMR)等等)。 ISO 14001 並沒有定明環境因素登記表的格式，貴公司可自行決定登記表的格式來陳述其資料。

醒目提示： 一些累積性的環境因素，如用電、用水等等可受控於相似的控制措施。此類環境因素可獨立登記於工作表內以便參考。例如：「用電」是累積性的環境因素，而其控制措施是「EI-08 資源保護指引」，工作表亦包括節約能源措施。 公司可訂立一個總活動登記表；或數個登記表按不同層次而訂立 (如全公司、個別工地、部門或項目清單等)。 ISO 14001環境管理體系實例文件中的清單附加了與LR-01中相關法例相互參照的一欄。

2.    法律法規和其他要求

(ISO 14001:2004  4.3.2法律法規和其他要求)

識別及遵守適用於其環境因素的法律法規和其他要求，是成功推行環境管理體系的關鍵。這些包括所有相關本地及國際法例(國際法例對你與海外客戶尤其重要)及其他自我訂立的要求(例如：專業守則、客戶要求等等....)。

a)     環境管理體系手冊第4.3.2節(EM-01)

b)      法律法規和其他要求的環境管理程序(EP-02)

c)      法律法規和其他要求登記表(LR-01)

a)         在環境管理體系手冊內的法律法規和其他要求 (EM-01第4.3.2節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊： •  描述怎樣識別及更新相關的法律法規和其他要求。

醒目提示： 可以修改法律法規和其他要求的識別方法，但須確保其系統性及全面性。

b)         環境管理程序 ─ 識別法律法規和其他要求的程序(EP-02)

下載 (範本 - EP-02法律法規和其他要求評審)         下載 (實例1,  2,  3,  4,  5,  6,  7,  8)

公司應建立、實施並保持環境程序，以確定適用於其活動、產品或服務中的環境因素的相關法例。而法律法規和其他要求包括但不限於： 1) 法例要求 - 條例、規例 2) 其他要求 - 自願性守則或專業守則、非法定性的指引、技術通告、公司特定的守則或合約要求等等。
步驟一：識別要求 •  ISO 14001環境管理體系文件範本LR-01提供一個框架以助你建立一個適合貴公司業務性質的法律法規和其他要求。 •  描述怎樣識別法例要求及其適合性。 •  描述你達成符合相關要求及維持記錄的計劃。 步驟二 : 獲取要求的渠道和信息交流 •  描述怎樣獲取其他要求(例如：透過網頁或購買相關文件) •  描述怎樣與員工、相關承辦商及其他人仕(如需要)溝通有關要求。 步驟三 : 評審及更新 •  描述怎樣定期檢討及更新有關法律法規和其他要求。	醒目提示： 香港環保法例 - 環境保護署網頁 www.epd.gov.hk及香港特別行政區雙語法例資料系統www.legislation.gov.hk提供最新的環境法例資料予公眾查詢。 應該識別其他業務 /合約的相關要求。

 c)        法律法規和其他要求登記表 (LR-01)

下載 (範本 - LR-01 法律法規和其他要求登記表)      下載 (實例1,  2,  3,  4,  5,  6,  7,  8)

此登記表應包括所有法律法規和其他要求(法例、專業守則、法定及非法定性的指引、合約要求等等)是適用於貴公司。
怎樣使用LR-01範本?   • 審閱於ISO 14001環境管理體系實例文件內的每項法例，決定其是否適用於貴公司。   • 界定直接合適公司及/或承辦商/供應商的法例。   • 界定特定法例適用的地方。例如：空氣污染控制(車輛燃料)規例適用於公司或承辦商的車輛。   • 審閱「牌照/符合記錄要求」中例明的文件，以顯示符合法例的狀況及確保定期更新此記錄表內的資料，或適用於其環境因素的其他要求。   • 參照ISO 14001環境管理體系實例文件以獲取更多資料。	醒目提示： 清晰界定，維持及定期更新法例法規和其他要求登記表的權責。 本手冊所提供ISO 14001 環境管理體系實例文件中附加了相關環保法例一欄，以便與環境因素EAR-01作互相對照。

3.    目標、指標和方案

(ISO 14001 4.3.3 目標、指標及方案)

透過訂立目標、指標及方案(O&T)能有效地控制重要環境因素及其影響 (亦可透過C6部份建立運行控制) 。相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第4.3.3節 (EM-01)

b)      目標、指標和方案 (O&T-YYYY) 

要符合 ISO 14001的要求，你需要： • 描述權責及建立、評審及監測環境目標的基制，以達致持續改進的目的。 • 描述權責及建立方案的基制，以達成目標。 • 如可行，目標和指標應可測量。 • 目標和指標應符合法律法規和其他要求及持續改進的承諾。

醒目提示： 可按公司之需求作出修改。 採用目標及指標，以改善環保表現； 若現階段不能作出改善，採用運作控制以管治其環境因素。 可以修改識別目標、指標和方案的方法，但須確保其系統性及全面性。

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

下載 (範本 - O&T-YYYY目標、指標和方案)   下載 (實例1, 2,  3, 4, 5, 6, 7, 8)

  本部份的環境管理體系手冊描述怎樣建立及評審環境目標、指標及方案。

目標是與組織所要實現的環境方針相一致的總體環境目的。 指標是詳細表現要求，直接由環境目標產生，或為實現環境目標所須規定並滿足的具體的績效要求，它們可適用於整個組織或其局部。 方案應與環境目標與指標有直接連繫。方案中應說明如何實現貴公司環境方針的承諾，以達到其目標與指標。 環境管理體系手冊第4.3.3節簡述建立及追蹤環境目標、指標和方案的方法。此部份可按公司需要而作出修改。 使用ISO 14001 環境管理體系文件範本O&T-YYYY，以YYYY表示建立目標、指標和方案的年份。
怎樣建立及維持您的目標與指標? 1) 環境目標及指標應由相關部門人員訂立，因為他們最適合負責建立、計劃及達成這些目的。 2) 建立目標與指標時需要考慮的地方 • 在每項程序及活動上確立的重要環境因素(例如：減廢、防治污染、保存資源、產品設計)。 • 法例要求 • 與相關方溝通(鄰里、員工、社會團體、同業部門、承辦商/供應商) • 目標和指標應符合法律法規和其他要求及持續改進的承諾。 3)  在公司內交流目標與指標的進度。	醒目提示： 目標應是特定的，而指標應是可量度的(若可行)。 目標須具靈活性及簡化，並應准許負責員工決定怎樣達成其目標與指標。 建立目標與指標時，應考慮的因素： ✔ 合理的、真實的 ✔ 技術上可行的 ✔ 與公司的方針一致 ✔ 可以支付的 前線員工是最佳建議目標與指標內容的人選。
怎樣建立及維持您的方案? 1)      界定 : •   達成目標的權責 •   達成目標的方法 •   達成目標的期限 2)      修改方案，若： • 目標與指標有修改或增加； • 新增或更改相關法例要求； • 於達成目標的進度上有重大進展(或尚未達成目標)；或 • 產品、服務過程或設備有變動或有其他因素	醒目提示： 依據現有的管理系統來建立環境管理計劃及方案。 方案須保持簡單及著重持續改善。 與可以影響環境因素的員工溝通，讓他們明白環境管理體系目標與指標及其職責所要求。 透過環境管理方案及其他管理方案的協調，達致成本效益。
怎樣使用ISO 14001 環境管理體系文件範本O&T-YYYY? 1) 編碼 • 為每項目標分配一個編號以便識別。 2) 與環境方針相關 • 指示公司特定的目標怎樣與環境管理體系方針連繫。 3) 目標 • 簡單描述您的目標。 4) 指標 • 簡單解釋可量度的指標 5) 方案 • 用簡單的執行計劃去闡明怎樣達成每項指標。 6) 負責員工 • 達成每項指標的負責員工。 7) 開始日期 / 完成日期 • 達到每項指標的期限。 8) 實際結果 • 報告每項指標的進度。	醒目提示： 可參考ISO 14001環境管理體系實例文件以建立貴公司的環境目標與指標。 建立目標與指標時，不是「必須」以環境方針為依據，但須闡明目標與指標與環境方針兩者的關係。 可訂立多項指標來達成一項目標。 建立SMART的目標與指標： ✔ S -特定的 ✔ M -可量度的 ✔ A -可達到的 ✔ R -真實的 ✔ T -時間限制的

這階段主要是實施於「策劃」階段所識別的過程。

1.    資源、作用、職責和權限

(ISO 14001:2004  4.4.1資源、作用、職責和權限)

管理者應確保為環境管理體系的建立、實施、保持和改進提供必要的資源。資源包括人力資源和專項技術人能、組織的基礎設施、以及技術和財力資源。

公司所有員工應清楚瞭解他們的作用及權責，和達成環境目標與指標的重要性。相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第3.1,3.2及4.4.1節(EM-01)

             要符合 ISO 14001的要求，你須要：

• 應確保為環境管理體系的實施提供足夠資源 • 界定環境管理體系的職責和權限，並予以傳達 • 應提名環境管理代表及副代表各一名 • 詳情要求可參照ISO 14001環境管理體系文件範本EM-01第3節

醒目提示： 靈活的組織結構。 員工的作用。

a)         環境管理體系手冊 ─ 組織圖表 (EM-01 第3.1節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊： • 展示公司的組織圖表，清楚界定環境管理體系組織架構。 • 界定為建立及推行環境管理體系的主要員工作用。

醒目提示： 加插貴公司資料於此部份 應盡可能靈活地組織架構，但須確保其綜合性。

b)         環境管理體系手冊 ─ 職責 (EM-01第3.2節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊： •  界定環境管理體系中各負責人的職責及權責。 • 界定最高管理層(例如：行政總裁)、環境管理代表(例如：環保經理)、副環境管理代表(例如：行政經理)及環境管理委員會成員(例如：部門主管或安全主任)。 • 界定管理評審的成員及進行評審的時段。 ISO 14001環境管理體系文件範本內所提供的職務可按照公司的需求作出修改。

醒目提示： 職責可綜合環境及其他職務，包括品質、安全等等。

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊描述如何決定公司的資源(例如：財政、員工)、組織的作用，及環境管理體系的負責人。這些必須清楚界定，因為這些界定會直接影響環境目標與指標的達成，及整體環境管理體系的運作。

醒目提示： 向所有員工溝通環境管理代表的作用及職責。

2.    能力、培訓和意識

(ISO 14001:2004  4.4.2能力、培訓和意識)

培訓的最終目的是讓員工瞭解執行環境管理體系的重要性及闡明他們在環境管理體系的職責。組織應當確保所有為組織或代表組織工作的人員，包括承判商、次承判商、臨時員工及後勤人員對環境都有潛在的影響力及有關培訓的需要。相關的文件包括：

a)      環境管理體系手冊第4.4.2節 (EM-01)

b)      環境管理程序 ─ 培訓 (EP-03)

a)        環境管理體系手冊 ─能力、培訓和意識 (EM-01 第4.4.2節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊描述如何訂定員工及所有為組織或代表組織工作的人員(如：承判商)的培訓之需要，以及計劃及評估與環境管理體系及其他事宜相關的培訓的成效。

醒目提示： 可按公司需求而作出修改。 可以修改識別培訓的方法，但須確保其系統性及全面性。

b)        培訓程序(EP-03)

下載 (範本 - EP-03 培訓程序)            下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

公司每位員工及部門在環境管理體系上扮演不同的角色，而每位所有為組織或代表組織工作的人員對環境都有潛在的影響力，他們可就改善公司的環境績效提供意見。因此，公司提供適當的培訓給予員工，讓他們具有足夠的能力改善環境績效。而能力是由教育、培訓及經驗結合而成的，並保存相關記錄。  各員工培訓應包括下列各項： 1) 環境方針 2) 工序的重要環境因素及影響 3) 環境管理系統的主要作用及職責 4) 適用於與他們工作的程序；及 5) 符合環境管理體系要求的重要性。

醒目提示： 什麼時候需要提供培訓： ✔ 新增或更改環境法例 ✔ 新增或更改環境因素 / 目標及指標 / 程序 / 過程 ✔ 當糾正措施紀錄顯示沒有依照指引 ✔ 聘請新的員工 ✔ 不能接受的表現 清晰界定每項工作的能力範圍

步驟一: 識別培訓的需要及要求   • 評審現有的培訓方案，其他培訓(例如：安全)可能 須符合環境管理體系的要求。 • 考慮一般及特定培訓的需要 • 建立一套環境管理培訓課程給予新入職的員工 • 評審培訓導師(對內部及公司以外)的資格及培訓需要	醒目提示： 須考慮臨時或合約員工、承辦商及/或供應商培訓的需要。 建立其他「支援配件」(例如：於工地張貼指引)，以幫助提昇員工的能力。 如貴公司己建立了ISO 9001品質管理體系，此部份的環境管理體系文件可與品質管理系統綜合使用，但須附加環境管理體系的特性。
步驟二 : 員工的培訓 • 按照培訓程序(EP-03)，識別員工環境培訓的需要及擬制培訓計劃。 • 制定公司的環境管理體系培訓教材。 • 按照環境管理體系的要求培訓公司的環境管理體系核心成員。 • 提供環境管理體系意識培訓，以確保員工明白環境方針、目標、相關重要環境因素、環境管理體系的職責及緊急程序等等(如適用)。 • 提供指定的培訓工作，以確保相關的員工能清楚識別及控制重要環境因素(環境管理程序 ─ 環境因素的識別及重要性評價EP-01)。	醒目提示：保存記錄 參照下列範本及例子： 培訓計劃 培訓出席記錄

(ISO 14001:2004  4.4.3 信息交流)

建立有效的信息交流渠道，能激發起員工的推動力，從而確保他們的職責及所採取的程序，監測環境績效及識別潛在的環境因素的改善渠道。相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第4.4.3節 (EM-01)

b)      環境管理程序 ─ 諮詢 / 投訴 / 不符合之處理 (EP-07) 

a)        環境管理體系手冊 ─ 信息交流 (EM-01第4.4.3節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊：

	• 描述公司內有關環境問題的溝通渠道。 • 強調如何通過對內及對外的雙向信息交流，有效加強進環保意識。 • 參照環境管理程序 ─ 諮詢 / 投訴 / 不符合之處理 (EP-07)，制訂有關處理諮詢或投訴的程序(內部或外部)。 • 若組織決定就其重要環境因素與外界進行信息交流，則應規定交流的方式並予以實施。	醒目提示： 識別信息交流的對象 (對內及對外) 及與個別團體建立信息交流的基制。 採用現有的信息交流渠道例如：對內方式(新聞通訊、內聯網、員工會議、日常簡報會、報告板、培訓等等..)；對外方式(互聯網、電子新聞通訊、年報、進度會議、非正式的討論等等..)
怎樣在公司開始進行信息交流? • 與環境管理委員會主要成員進行會議，以便交流環境管理體系的組織及權責，以及制訂環境管理體系的實施計劃。 • 訂定環境管理體系的生效日期及對內外宣佈 開始正式推行環境管理體系。 • 分發環境管理體系文件給予相關的員工(參照環境管理程序 ─環境管理體系文件控制EP-04)		醒目提示：保存記錄 記錄包括 ✔ 組織圖表、職責、環境管理體系委員會成員名單及會議記錄 ✔ 宣佈環境管理體系的有效日期的備忘錄 / 會議記錄 ✔ 分發文件記錄等等。

 4.     文件

(ISO14001:2004  4.4.4 文件)

本支援套件內的環境管理體系文件範本是按照ISO 14001:2004 標準。包括了四文件結構層次建立而成：

相關文件包括：

a)    環境管理體系手冊第4.4.4節 (EM-01)

a)        環境管理體系手冊 ─文件 (EM-01 第4.4.4節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊描述環境管理體系文件的結構及如何與其他部份互相聯繫。

醒目提示： 文件結構可參照現有的品質 / 安全管理體系。

5.     文件控制

(ISO 14001:2004  4.4.5文件控制)

清晰界定文件的來源是ISO 14001的要求之一，這能讓員工明白有關的重要環境程序及措施。相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第4.4.5節 (EM-01)

b)      環境管理程序 ─文件控制 (EP-04)

a)        環境管理體系手冊 ─文件控制 (EM-01 第4.4.5節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊： • 描述環境管理體系文件控制的基制，確保每位員工得到正確的指引。 • 與環境管理程序 ─ 文件控制 (EP-04) 連繫。

醒目提示： 若適用，可參照現有的品質管理體系綜合制定環境管理體系文件控制。

b)        環境管理程序 ─ 文件控制(EP-04)

下載 (範本 - EP-04文件控制)            下載  (實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

本程序確保公司每位員工使用適當的環境管理體系文件。此程序應記錄公司如何：
• 評審現有的文件控制系統，並作出適當的修改，以便配合環境管理體系的執行。 • 為環境管理體系文件編碼，以及委派核准及評審文件的負責人(個別文件或需按公司的文化而作出修訂)。 • 註明修訂過的文件，以便識別。	醒目提示： 建議控制文件應有的原素 ✔ 發行/版本/有效日期 ✔ 核准(簽署) ✔ 修訂編號 ✔ 文件編號 ✔ 影印本編號 ✔ 互相對照 限制文件的發放以減少受控文件的管理。 若可行，將環境管理體系文件電子化，以便定期作出更新及控制。 若貴公司已有ISO 9001品質管理體系來，部份的環境管理體系可與品質管理體系綜合，但需附加環境管理體系的特性。

6.    運行控制

(ISO 14001:2004  4.4.6運行控制)

運行控制是控制重要環境因素的方法之一。(其地為建立目標與指標及方案，如B3部份所描述)。相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第4.4.6節 (EM-01)

b)      各種不同運行控制的環境指引 (EI-xx)

a)        環境管理體系手冊 ─ 運行控制 (EM-01 第4.4.6節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊描述如何： • 在業務運作及活動注入環境績效。 • 管治貴公司的重要環境因素，確保合乎法例和相關的環境要求及達成環境目標。 • 與控制重要環境因素的環境指引(EI-xx)連繫。

醒目提示： 按照現有的程序 / 指引建立運行控制程序。 考慮適當管理公司的供應商 / 承辦商及其對公司環保表現的影響。

下載 (範本 - 環境指引)            下載  (實例- 環境指引)

由各種不同程序組成的環境管理體系，能有助公司管治重要環境因素，確保遵守法規及達成環境目標。確定哪項運作須訂立一套以文件支持的程序，以及如何進行運行控制是成功實施環境管理體系之道。 要確定哪些運作 / 活動需要控制時，應考慮有關的生產線或服務以外的活動。這些影響公司環境績效的活動包括：設備維修、管理工地的承辦商、以及供應商所提供的服務。
怎樣建立公司的環境指引?   • 步驟一 : 識別運作及其他活動有關的重要環境因素及/或法規要求。 • 步驟二 : 界定每項運作/活動的控制程序。 • 步驟三 : 擬定指引及與負責員工一起評審其執行的情況，以確保其適用性、真實性及實用性。 本手冊內的ISO 14001環境管理體系文件範本為建立環境指引提供方向。若關於個別環境指引的詳情，可參照下列實例： 1) 環保辦公室措施 (EI-01) 2) 綠色採購 (EI-02) 3) 使用公司車輛的環保措施 (EI-03) 4) 廢物管理 (EI-04) 5) 空氣污染控制 (EI-05) 6) 水污染控制 (EI-06) 7) 噪音污染控制 (EI-07) 8) 資源保護 (EI-08) 9) 處理及貯存化學品 (EI-09)	醒目提示： 需要運行控制之活動： ✔ 廢物管理/處置 ✔ 使用新化學品的批核 ✔ 貯存及處理原材料及化學品 ✔ 設備維修 ✔ 污水處理 ✔ 工廠/設備的運作 ✔ 承辦商管理 清楚明白現有的過程及建立非正式的程序流程圖 集中注意一致推行體系所需的步驟 與負責執行的員工審查草擬程序 保持程序簡化及簡潔 確保員工得到相關的培訓
怎樣執行公司的環境程序、環境指引、目標及指標?   • 推行環境程序、環境指引、目標及指標，以便控制重要的環境因素，例如： ▪ 環保辦公室措施 ▪ 綠色採購 ▪ 處理、貯存及棄置廢物 ▪ 空氣、噪音及水污染控制 ▪ 處理及貯存化學品 ▪ 物料的保存及良好內務處理 ▪ 能源效益方案 •   參考環境管理程序─環境應急準備和響應(EP-05)，進行演習及維持防治措施等等。   •   與供應商、承辦商及相關方交流有關環境方針及相關的環境管理要求，以及評估其環境 績效(例如：透過問卷調查或實地視察)	醒目提示：保存記錄 運作控制程序的記錄，例如： ✔ 棄置/回收廢物記錄 ✔ 污水處理廠運作記錄 ✔ 採購記錄 ✔ 檢查記錄等等。 應急程序的記錄，例如： ✔ 防火演習記錄 ✔ 檢查防火設施記錄 ✔ 意外報告等等。 與供應商信息交流記錄、指南等等。 (以上的記錄可參照ISO 14001 環境管理體系文件範本及ISO 14001 環境管理體系實例文件

7.      應急準備和響應

(ISO 14001:2004  4.4.7應急準備和響應)

公司需要執行應急準備及有關處理一些突發事故的程序，以便緩解、減低及/或消除對環境及安全的影響。相關文件括：

a)      環境管理體系手冊第4.4.7節 (EM-01)

b)      環境管理程序 ─ 環境應急準備和響應 (EP-05)

a)        環境管理體系手冊 ─ 環境應急準備和響應 (EM-01 第4.4.7節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

b)        環境管理程序 ─ 環境應急準備和響應 (EP-05)

下載(範本- EP-05環境應急準備和響應)      下載 (實例1,  2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

本環境程序展示如何透過作出準備及響應的行動，有效地減低公司員工受傷機會，防治或減低對環境的影響，保護員工及鄰里，減少資產損失及延誤工程進度。
步驟一 : 識別潛在的意外及突發的事故，例如： • 火災 • 化學品的洩漏 • 水災 • 停工(例如：污水處理廠) 步驟二 : 怎樣緩解這些影響 • 參照ISO 14001 環境管理體系文件範本EP-05，為已識別的潛在意外界定適當的緩解措施。 • 若可行，沒定模擬演習的要求。 步驟三 :為相關程序與公司名員工保持信息交流 • 包括承辦商/供應商及訪客	醒目提示： 於工場到處張貼應急計劃，包括突發事故的聯絡人/防火主任及當地的消防處、警署、醫院及其他部門的聯絡號碼。 加入環境事項於現有的安全計劃。

「檢查」是一連串的監測和測量過程，作為審核環境方針、目標、指標、法律與其他環境要求的成效，然後將結果報告予相關方。

1.       監測和測量

(ISO 14001:2004  4.5.1監測和測量)

進行監測和測量以確保達成環境目標及指標，以及控制重要環境因素。相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第4.5.1節 (EM-01)

b)      環境管理程序 ─ 環境監測和合規性評價(EP-06)

a)          環境管理體系手冊 ─ 監測和測量 (EM-01 第4.5.1節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊：

•   描述監測，控制重要環境因素及其達成目標的成效的要求。

•   與環境管理程序 ─ 環境監測和合規性評價連繫 (EP-06)。

b)         環境管理程序 ─ 環境監測和合規性評價 (EP-06)

下載 (範本 - EP-06環境監測和合規性評價)            下載 (實例1,  2,  3,  4,  5,  6,  7,  8)

監測和測量能有助評估公司的環境績效、分析問題的根源、評估法規的符合性，從而識別需要糾正措施的地方，以及改善公司環境績效和營運效率。
步驟一 : 識別公司的需要 • 界定什麼資料是有用及應該收集，例如： -   主要工序的特性 -  法規的符合性 -   運作表現 (運作控制重要環境因素的成效) -  達成目標的進度 步驟二 : 評審現有的監測系統 • 決定現有的監測系統是否足夠，及識別須附加的監測和測量要求 (如需要)。 步驟三 : 建立測量方案 • 確保方案是簡單、有彈性、一致、可行的、能取得確實的數據及交流結果。 • 確保所使用的監測和測量設備經過校準或驗証。 步驟四 : 監測及檢查 • 按照環境管理程序 ─ 環境監測和符合性評價(EP-06) 建立環境管理計劃。 • 進行監測程序，以確保符合法例，達到目標及有地效運行控制。 • 當監測或運作時發現不合乎的事宜，便要執行糾正措施及預防措施。(參照EP-07) 步驟五: 交流表現 將監測結果給予員工參閱，將有助提昇他們對公司的環境績效的意識。	醒目提示： 監測要求須限於主要工序的特性 為對影響公司環境績效的設備，定立校準程序 參考ISO 14001 環境管理體系文件範本的監測計劃來建立公司的環境監測方案。 按照法例要求、公司目標及程序的要求(若適用)，界定監測的頻次及參數。 醒目提示：保存記錄 環境監測計劃 維持監測記錄及許可証，例如： ✔ 排放污水的許可証及測試報告 ✔ 噪音監測記錄 ✔ 環保辦公室檢查記錄 ✔ 用電記錄等等。 CAR (糾正措施報告)

2.     合規性評價

(ISO 14001:2004 4.5.2合規性評價)

為了履行對合規性的承諾，組織應定期評價對適用環境法律法規的遵守情況。

相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第4.5.2節 (EM-01)

b)      環境管理程序 ─ 環境監測和合規性評價 (EP-06) 

a)        環境管理體系手冊 ─ 合規性評價(EM-01第 4.5.2節)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊： • 描述合乎法律的定期評價基制(第4.5.2.1節)及評價對其他要求的遵守情況(第4.5.2.2節)。 • 與環境管理程序 ─ 環境監測和合規性評價連繫(EP-06)。 (參照D1b部份)

醒目提示： 若適用，可選擇參考或綜合現有的ISO 9001品質管理體系要素。 您可以修改符合性評價的程序，但須確保其系統性及全面性。

3.     不符合、糾正措施和預防措施

(ISO 14001:2004  4.5.3不符合、糾正措施和預防措施)

監測和測量、合規性評價、審核結果及其他有系統性的評審結果應以文件記錄和應被審閱以確立糾正措施，以避免將來執行環境管理體系發生問題。相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第 4.5.3節 (EM-01)

b)      環境管理程序 ─ 諮詢 / 投訴 / 不符合之處理 (EP-07)

下載(範本 - EM-01環境管理體系手冊)   下載(實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

此部份的環境管理體系手冊： • 描述環境管理體系如何解決及避免問題將來再次發生。 • 與環境管理程序 ─ 諮詢 / 投訴 / 不符合之處理連繫 (EP-07)。

醒目提示： 若適用，可選擇綜合或參考現有的品質管理體系要素。

b)          諮詢 / 投訴 / 不符合的處理程序 (EP-07)

下載 (範本 - EP-07 諮詢 / 投訴 / 不符合的處理)        下載  (實例1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8)

本程序說明你的環境管理體系如何從檢測不符合發生的模式或趨勢分析，作出相對的糾正措施，以避免將來再次發生。公司收到的內部或外界諮詢或投訴，可按照本程序處理。
步驟一 :	界定調查問題根源的職責	醒目提示： 若現已有ISO 9001品質管理體系，可選擇把部份的環境管理體系與品質管理體系綜合，但需附加環境管理體系的特性。
步驟二 :	決定糾正措施及預防措施
步驟三 :	實施糾正措施
步驟四 :	驗證成效

4.      記錄控制

(ISO 14001:2004  4.5.4 記錄控制)

環境記錄說明符合環境管理體系標準的的要求及表示其適當地運作。相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第 4.5.4節 (EM-01)

b)      環境管理程序 ─記錄控制 (EP-08)

a)        環境管理體系手冊 ─ 記錄控制 (EM-01第 4.5.4節)

此部份的環境管理體系手冊： • 描述維持記錄的要求，以顯示環境管理體系如預期運行。 • 與環境管理程序 ─記錄控制連繫(EP-08)。

醒目提示： 若適用，可選擇綜合或參考現有的品質管理體系要素。

b)         環境管理程序 ─記錄控制(EP-08)

下載(範本 - EP-08記錄控制)     下載 (實例1, 2, 3,  4, 5, 6, 7, 8)

記錄能展示公司建立及執行環境管理體系的成效。
步驟一 : 保存識別的記錄 • 記錄包括(但不限制於)那些可顯示環境管理體系的推行及各種不同的法例要求。 步驟二 : 設定保存期限、位置、負責人等等 步驟三 : 確定處理過期記錄的方法	醒目提示： 若公司已推行ISO 9001品質管理體系，只需附加環境的特性綜合使用相同的程序。 可將記錄電子化，以便作出修改及控制。

5.      內部審核

(ISO 14001:2004  4.5.5內部審核)

內部審核程序訂定公司運行的環境管理體系是否合乎ISO 14001環境管理體系的要求。相關文件包括：

a)      環境管理體系手冊第 4.5.5節 (EM-01)

b)      環境管理程序 ─ 內部審核 (EP-09)

a)         環境管理體系手冊 ─內部審核 (EM-01第 4.5.5節)