主要內容
第1節
製備環保工作報告 - 4大步驟
製備環保工作報告應遵從甚麼步驟？
踏出第一步 (第2章)
- 制定環保報告目的
- 委派專人負責
- 界定目標讀者及他們的需求和期望
- 制定報告模式及風格
- 制定公佈時間
報告大綱及內容 (第3章)
- 計劃報告的大綱及內容
製備報告 (第4章)
- 收集資料及數據
- 2a. 計劃報告書
- 2b. 撰寫報告
- 取得內部批核
- 制定分發策略
- 印發報告
可跟進的行動 (第5章)
- 誠遨回應
本節透過上文的流程圖及下文的重點，說明籌備編製環保工作報告的一般步驟。環保署
《環保報告指引 - 管制人員適用》 第1至第5章會進一步說明有關的步驟。本《程序指引》每個次分節最後均設有《環保報告指引-管制人員適用》相關章節的連結，以供讀者直接查閱。我們極力推薦閣下參考《環保報告指引
- 管制人員適用》的建議。
製作環保工作報告的最終目的是匯報所屬部門/政策局/機構每年的環境工作表現，同時說明部門/政策局/機構如何成功實踐根據環境方針所作出的承諾。編製環保工作報告的方法很多，所以我們建議首要選定最適合你所屬部門/政策局/機構的方法。你應考慮發表報告的主要目標、誰去參與製作報告、誰是目標讀者和他們的期望、甚麼是適當的報告模式、風格和發表報告的時間，才可選出最恰當的報告模式。
首先，你可訂下報告製作計劃，據此擬定初步規劃程序。計劃應清晰界定報告的事務範疇及具體事項、需要搜集和編製的資料、負責統籌及執行任務的人員、製作時間表、中期及後期或內部及對外的最後限期。以下是報告製作計劃的精簡例子：
| 任務
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1個月 |
2個月 |
3個月 |
4個月 |
5個月 |
6個月 |
7個月 |
8個月 |
9個月 |
| 計劃報告大綱及內容 |
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| 界定報告內容及事項 |
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| 收集資料及數據 |
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| 編製統計數字及拍攝照片 |
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| 草擬報告 |
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| 圖像設計及排版 |
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| 製作網上版本 |
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| 翻譯 |
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| 取得內部批核 |
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草擬本1 |
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草擬本2 |
定稿 |
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| 製作分發名單 |
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| I發表/上載/派發報告 |
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| 跟進回饋意見 |
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按一下連結至
《環保報告指引 - 管制人員適用》第2章「踏出第一步」查閱步驟1詳情 |
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按一下連結至《常見問題》中有關的問答題： |
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按一下連結至《編製優良環保工作報告的十大要訣》中有關的要訣： |
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展開步驟2時，必須確保環保工作報告的主要內容符合香港特區政府的報告規定。有關規定已載於 環境運輸及工務局通告備忘錄第1/2007號 (只提供英文版)  ，另外亦可參閱《環保報告指引
- 管制人員適用》第3章及《程序指引》第2節。確認主要內容後，便可計劃詳細的內容，這項程序可稱為「界定內容範疇」。
界定內容範疇界定內容範疇即篩選納入環保工作報告的內容。這是非常實用的指引步驟，令往後的編製工作變得流暢。為爭取最佳成效，你應在發表報告的限期前預早展開這個步驟，確保事事就緒。此外，你需要很多年度數據來支持你在報告中列述的環境工作成就，因此可能需要在報告發表前一年便設立收集資料的機制，以保證製作環保工作報告時有齊全的資料備用。
根據「環境方針」界定報告內容，可有效而快捷地說明部門/政策局/機構如何成功實踐「環境方針」所作的承諾。例如，假若「環境方針」曾作出節約能源的承諾，你應在環保工作報告中匯報該年度所推行節能措施和措施的成效(譬如推行措施之前和之後的耗電量)。此外，你亦可針對各有關團體關注的事項來界定報告內容，這樣可助你匯報讀者感興趣的事項，從而加強你與利益相關人士之間的溝通。
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《環保報告指引 - 管制人員適用》第3章提供制定報告大綱的概念。按一下連結至《環保報告指引
- 管制人員適用》 第3章「報告大綱與內容」 查閱步驟2詳情 |
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按一下連結至《程序指引》第2節「環保工作報告的主要內容」，深入了解環保工作報告各項主要內容 |
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擬定「報告大綱」後，下一步是決定怎樣匯報部門/政策局/機構在報告所載各個事項的表現，以及怎樣搜集所需的數據和資料。你可說明部門/政策局/機構處理某些事項的手法和表現，給予質素上的評價，如有關的環境工作表現可以量化指標來評估，則可提供這類實質數據。
評估整體表現後，應確認可改進的地方，以及報告應涵蓋的目標和指標。
收集報告所有必要的數據和資料後，便可著手製備報告。除了草擬內文、製作圖表和圖像、印發環保工作報告外，你還需進行圖形設計、印刷及製作報告的網上及/或pdf版本，最重要是報告內容必須進行內部批核，有時候更可能需要在不同階段請各級管理層批核。此外，你亦可成立一支專責小組，合作編製環保工作報告，這種做法對於規模較龐大或報告內容較複雜且涉及不同單位的機構尤其適合。專責小組的另一好處是可提高員工的環保意識，同時鼓勵員工為環境工作和報告出一分力。
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查閱《環保報告指引 - 管制人員適用》第4章有關製備報告的概念。按一下連結至《環保報告指引
- 管制人員適用》 第4章「製備報告」查閱步驟3詳情 |
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按一下連結至《程序指引》第3節「製備優良環保工作報告」，查閱製備優良環保工作報告應注意及考慮的事項 |
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制訂跟進方法可助你檢討報告，以便在編製下一份報告時作出改善。可跟進的行動包括收集讀者對環保工作報告的意見，以及評估環保工作報告的成效。
目標讀者就環保工作報告提出的意見十分重要，你可從中知道環保工作報告能否有效地促進溝通，此外亦可確定有待改善之處，以便在下一份環保工作報告作出改進。然而，請讀者回饋意見殊不容易。你可參考以下例子，鼓勵讀者提出意見：
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鼓勵機構內部人員(如員工)及外界人士(如市民、環保團體、學界及其他夥伴政府部門、香港特區政府持續發展組、立法會議員等)提出回饋意見
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安排電話訪問或與目標讀者團體或個別人士會面
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向目標讀者團體或個別人士發出回饋意見表格
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假如你的部門及政策局有豐富經驗發表各類報告，可考慮委託外界機構核實或界定評核標準，藉著這些有系統的正規報告評估程序，評估環保工作報告的成效。本《程序指引》第3及第4節已列載有關工具的詳情。
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參考《環保報告指引 - 管制人員適用》.第5章找意念。按一下連結至
《環保報告指引 - 管制人員適用》第5章「可跟進的行動」查閱步驟4詳情 |
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按一下連結至《程序指引》第4節「藉著有系統的技巧改善環保工作報告」，參考有系統地評估環保工作報告的技巧 |
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