主要內容

環保報告程序指引-第3節

環保署的《環保工作報告評核標準》(以下簡稱《環保署評核標準》)旨在透過實用指引，說明一份優良完備的環保工作報告應涵蓋甚麼內容和傳達甚麼訊息。本節特別為有撰寫報告經驗的人士而設，助他們處理《環保署評核標準》所載的內容，同時改進環保工作報告的質素。本節的編排模式與《環保署評核標準》大致相同，引導你考慮多項實際因素，以編製《環保署評核標準》所載的每個內容項目。閣下閱讀本節時，最好能參考《環保工作報告評核標準》原文的內容及詮釋。此外，你亦可採用《自我評分範本》，這個範本乃根據《環保署評核標準》製作的試算表格式文件，可助你評估你的環保工作報告，範本現已登載於本網上支援服務。

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I. 溝通及傳意  報告能否有效溝通，基本上可從以下兩個問題找到答案： 報告有多大成效？ 報告的資料可否幫助讀者認識機構，了解機構的環境事項、意向、措施和表現？
1. 背景資料	貼士：利用適當的背景資料描述實況 考慮因素：營運與活動的性質、範圍及規模(主要工作綱領、預算限額、員工數目、辦公室/設施/計劃/地盤/設施)；權責界限(政策範圍、與其他方(包括供應商、承辦商、目標讀者、服務享用者、商業夥伴、本地社群、中國內地社群、海外社群)的相互關係)；角色及責任；結構；相關政策(質素、環境、社會、健康及安全政策)等
2. 撰寫報告的基本原則	貼士：解釋報告方針及報告重點 考慮因素：報告應涵蓋及不應涵蓋的內容(題材方面、機構方面)；意向及目的；目標讀者及他們關注的事項；爭議性事項；資料及數據的處理等
3. 報告的結構	貼士：採用較易依從的邏輯結構引領讀者閱讀報告 考慮因素： 有效利用分節、標題和副標題；確保分節互相連繫；加入清晰易明的目錄表等 *詳見《環保工作報告評核標準》
4. 可讀性	貼士：確保報告有趣味而措詞不沉悶，讓讀者欣然細閱 考慮因素：避免使用專業或技術用語；加入必要的釋義、參考資料及註釋；利用圖片、個案、與日常生活息息相關的事情、簡表、數字、數據圖和趨勢圖等，引起讀者的興趣
5. 提供聯絡及接觸方法和快速閱讀	貼士：了解讀者，盡量方便他們取閱報告，同時確保他們可迅速在報告內找到他們需要的資料，以及提供查詢、索取更詳盡資料和回饋意見的渠道。如有需要可加編報告摘要 考慮因素： 目標讀者分發名單；在互聯網登載；在圖書館擺放印刷本；透過電郵傳送電子版本；在報告加設圖案/迅速搜尋、顏色編碼、符號、分隔列、報告指南；報告摘要等

II. 內容相關性  報告的內容是否相關恰當，基本上可從以下兩個問題找到答案： 報告是否言之有理？ 報告內容能否因應部門/政策局的性質、規模及職責範疇，向適當的讀者提供適當的資料？
6. 利益相關人士及目標讀者	貼士： 確認讀者和他們關注的事項，同時作出回應 考慮因素： 不同的社區團體；服務享用者及供應者；商業夥伴、供應商及承辦商；員工；工會及聯會；專業機構及教育學院；私人機構；其他政府部門及政策局等
7. 重要環境因素	貼士： 確認可能影響環境的重要因素並列出優先次序，列舉相關事實來支持你的判斷 考慮因素： 列舉或選定主要/重要的事項；它們的潛在影響力或問題；直接及間接影響；生命周期圖例等

III. 承擔及管理  部門/政策局和管理層是否願意作出承擔，基本上可從以下兩個問題找到答案： 你是否堅信高層管理人員及員工均決意促進環境工作表現？ 環境管理工作是否足夠及有效？
8. 環保理想及策略	貼士： 清楚說明部門/政策局對促進環境表現或可持續發展的理想和策略，並應注意理想和策略必須涵蓋部門/政策局直接有關的最迫切及必需解決的環境挑戰 考慮因素：目的、政策、使命聲明、理想、管理方針及策略等
9. 管理層的承擔	貼士： 說明管理人員如何承諾及親自參與環境管理及報告程序，當中應特別列述管理層如何承諾採取和推行各項守則、價值觀和政策 考慮因素： 加入一名或多名高層/主管人員的獻辭；管理層對個別事項的方針及意見；管理人員訪問摘錄；管理人員參加委員會會議、環保活動、植樹活動及諮詢會議的照片等
10. 機構的結構與責任	貼士： 確認員工在各項報告事務上的責任和職責 考慮因素： 內部責任和架構(環保經理、主任、委員會及職級)；與私營機構、其他政府部門及政策局互相聯繫的渠道等
11. 改善行動	貼士： 說明目前及過往報告年度執行的改進行動/工作綱領的內容、進展和成果 考慮因素： 改進計劃/工作綱領；個別環境行動計劃；目標計劃；目標與指標；利用清晰易明的圖表說明改進行動等
12. 環境管理體系及其與業務運作融合的過程	貼士： 說明主要程序及管理工具，以及如何在決策及日常運作中考慮環境因素 考慮因素： 環境管理體系；審核；目標計劃；管理檢討；委員會會議；環境檢討；環境考慮因素清單等
13. 供應鏈及價值鏈	貼士： 說明怎樣與顧客合作及如何加強與顧客、供應商及承辦商的聯繫。例如，如何管理及評估他們，與他們溝通，顧客對你們的環境工作表現有何期望/要求，你們對供應商和承辦商又有甚麼環境工作表現的期望/要求 考慮因素： 評估供應商/承辦商；溝通與通訊聯繫；培訓；合約條款及規格等

IV. 環境表現  報告能否全面表達環境工作表現，基本上可從以下兩個問題找到答案： 報告可否清楚說明及評估有關方面的表現？ 讀者可否清楚了解報告機構於每個相關範疇的表現？
14. 衡量標準與參數	貼士：盡可能匯報相關的環境數據和參數，並且說明選擇這些參數的理由 考慮因素：絕對參數；標準化參數；環境情況及表現參數；管理表現參數；營運表現參數等
15. 趨勢	貼士：盡可能匯報過往表現的趨勢，並提供年與年比較結果，以確認長期趨勢和預測未來發展方向 考慮因素：短期及長期趨勢(如3年趨勢、5年趨勢)；部門趨勢
16. 指標	貼士：說明改進指標，包括個別行動、適用的時間表和可達到的量化表現 考慮因素：較大目標範疇下的個別行動；短期指標；長期指標；部門指標；分科指標等
17. 註釋與評核標準	貼士： 評估及解釋個別的表現和進展，同時盡可能比較本地及/或海外類似機構的表現 考慮因素： 評估等級(良好/合格/差劣)；外界提供的評核標準數據；針對整體表現及個別參數等

V. 可信性  報告是否可信，基本上可從以下三問題找到答案： 報告資料是否可靠？ 報告是否有說服力？ 報告篇幅是否平衡，內容是否公平公正？
18. 平衡議題	貼士：以平衡篇幅報導相關及重要的事項，包括爭議性事項 考慮因素：確保平衡地列述決策、營運及內務管理事項；詳盡報導最重要的事項，並以較大篇幅報導有關營運或爭議性(正面或負面)的事項等
19. 與利益相關人士的聯繫	貼士： 說明與利益相關人士的溝通及考慮他們關注的事項 考慮因素： 說明所用的利益相關人士諮詢程序(如問卷調查、書面調查、與個別團體會面、利益相關人士座談會、社區諮詢委員會、網上討論/意見回饋程序)；過程中確認的利益相關人士；利益相關人士公開獨立地討論的關注事項；讀者對前報告的回饋意見及報告怎樣回應他們的意見等
20. 保證服務	貼士： 在報告加入核實聲明 考慮因素： 獨立核實；第三者意見等

	按一下連結至《常見問題》中有關的問答題：
	問題5 - 怎樣才能實質地表達過去一年的環境工作？逐一匯報年內推行的環保工作及計劃足夠嗎？       問題6 - 哪些參數適合我的部門/政策局用來評估及匯報環境表現？       問題8 - 在報告訂立的目標和指標必須達到，而且難度一年比一年高，我應該怎樣訂立新目標和指標，才不致承受過大的壓力？       問題11 - 我的部門/政策局只可製作簡短報告(報告的頁數有限制)，在這個限制下，我怎樣才可達到《環境運輸及工務局通告備忘錄第1/2007號》、環保署指引與評核標準規定的要求？       問題16 - 我的部門/政策局報告應否由獨立機構核實，如需要該找誰核實？       問題19 - 近年在環保領域經常可聽到「可持續發展」及「可持續性」這類概念名詞，這對香港政府有何意義？除了撰寫環保報告外，我還可作甚麼呢？
	按一下連結至《編製優良環保工作報告的十大要訣》中有關的要訣：
	要訣2 - 謹記報告互相連貫的重要性       要訣3 - 確保每年推出的報告內容連貫銜接       要訣4 - 與環保經理及/或環保主任緊密合作       要訣6 - 檢討現有的環境數據及資料，以便搜集資料和製備報告       要訣7 - 如無法採用計算方法，可引用常識及有根據的判斷，藉此取得表現水平的資料       要訣8 - 參考本地或海外類似機構所製備的環保工作報告       要訣9 - 採用評核標準，藉此改善環保工作報告的質素，並透過獨立核實程序保證報告內容真實可信       要訣10 - 登記成為各國際性報告機構的會員，每月免費獲取關於可持續發展、環保報告及其他有關資料的最新消息
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